#ildettagliofaladifferenza: è un hashtag ricorrente nei miei post. Oggi ti spiegherò il perché.
Quando parlo della cura del dettaglio non faccio riferimento solo al particolare elemento che deve essere all’unisono con il tema della serata ma parlo soprattutto dell’attenzione che si deve avere durante la pianificazione dell’evento.
Ci sono tante cose a cui pensare ed è per questo che la tua to do list ti aiuterà affinchè niente venga lasciato al caso: la lista degli invitati, gli accordi con la location, il catering e gli artisti, i servizi da offrire, la musica da utilizzare o le risorse da scendere in campo.Per chi volesse approfondire l’argomento può leggere questo articolo: Come fare la checklist di un evento
La regola fondamentale nell’attività di organizzazione eventi è che l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e bisogna essere lì pronti a risolverlo.
Il fatto di aver pianificato ogni minimo dettaglio di un evento non ti rende immune dalla possibilità che possa accadere qualcosa che non era nei programmi, quindi un buon event planner crea il suo piano di azione principale ma contemporaneamente ha già creato il suo piano di riserva.
Il cliente non si accontenterà di un evento organizzato “abbastanza bene” e se non risolvi un problema improvviso non ti dirà di non preoccuparti e che la prossima volta andrà meglio. Il cliente vuole soluzioni e le vuole immediate ed efficaci.
Il Piano B sarà il tuo asso nella manica, da tirare fuori all’occorrenza.

I tre elementi fondamentali per risolvere un imprevisto sono:

• avere la mente lucida
• una grande capacità di problem solving
• avere un buono staff e i giusti collaboratori.

#1 avere la mente lucida

l’imprevisto arriva quando meno ve lo aspetti e farsi prendere dal panico non è la scelta giusta. Se manterrai la calma avrai una visone a 360 gradi e riuscirai a focalizzare prima il problema e trovare le possibili soluzioni.

    #2 grande capacità di problem solving

Tutto sembra tranquillo, tutto va come deve andare e per come era stato programmato…ed invece no! Ecco che fa il suo ingresso un fuori programma inatteso…cosa fare? Sono due le strade da prendere: o prendi il primo muro e ci sbatti contro la testa, disperandoti perché l’evento sarà un disastro o tiri fuori la grinta e la tua arma migliore: cioè la capacità di risolvere i problemi come solo tu sai fare, usando la  fantasia e soprattutto il famoso piano B che dovrebbe essere già pronto nel cassetto

    #3 avere i collaboratori giusti

Avvalersi delle persone giuste è sinonimo di successo. Se ti fidi delle persone che lavorano con te tutto sarà più semplice. Un esempio? In caso ci fosse più di un imprevisto durante una serata – e credetemi è possibile- non devi fare tutto da sola ma puoi affidare ad uno di loro la risoluzione del problema.