La prima cosa che bisogna tenere a mente è che la maggior parte delle volte il cliente non sa realmente quello che vuole. È alla ricerca della persona giusta che lo segua e lo supporti nella creazione del proprio evento.
Scrivere un buon event proposal è il primo passo per attirare l’attenzione del cliente… ma che cos’è un event proposal? Semplice, dopo aver preso le informazioni necessarie durante il primo incontro( potrai leggere questo articolo se ti interessa scoprire come si fa- Essere sempre chiari con il cliente) il vostro compito sarà quello di creare una proposta in base alle esigenze richieste e dimostrare di avere le capacità organizzative di cui lui ha bisogno.
Spesso il cliente è poco organizzato e molto nervoso quando deve creare un evento ma con la tua  esperienza e professionalità riuscirai ad avere un forte impatto su di lui aiutandolo a capire quello che vuole veramente.
In questo articolo ti darò alcune linee guide, quello che per me è necessario inserire all’interno di un event proposal ben scritto.

Presentazione

Penso sia importante scrivere una breve presentazione su di te e su quello che hai fatto. Questo gli da modo di capire chi sei e da quanto tempo lavori nel settore.

L’idea del cliente

Riassumere le necessità del cliente e i suoi obiettivi per l’evento è un modo per attirare la sua attenzione. Dovrai descrivere in modo professionale e più organizzato ciò che ti è stato detto nel primo incontro. Vedendo queste informazioni penserà che hai capito realmente i suoi desideri e le sue richieste.

La vostra proposta di evento

Vedendo riassunte le sue richieste sarà curiosio di vedere i servizi che gli verranno offerti. In base alla complessità dell’evento ti consiglio di utilizzare una slide per ogni servizio, dopo aver inviato una mood board di ispirazione. Se per esempio la richiesta è di ricercare una location, il catering e gestire l’entertainment, creerai 3 slide differenti in cui descriverai le diverse opzioni.
In questo caso ti consiglio di affiancare un’immagine al testo. Le immagini aiutano molto il cliente a capire il prodotto immediatamente senza dover interpretare le tue parole.

Offerta economica

Ovviamente, questa è la parte più attesa di un event proposal. Sia che tu abbia un budget prestabilito sia che tu debba creare un’offerta economica che deve essere accettata dal cliente, è necessario riassumere nel dettaglio i costi di ogni servizio con accanto la descrizione e l’obiettivo che ha quel servizio durante l’evento. Il cliente vuole sapere quanto andrà a spendere e vuole accertarsi che sia speso bene.