Quando ero alle prime armi pensavo che porre molte domande al cliente potesse essere sinonimo di poca sicurezza e poca professionalità. Oggi, dopo un po’ di tempo nel settore degli eventi, il mio consiglio è di NON AVERE PAURA DI FARE DOMANDE. Ovviamente, come ho già scritto in uno dei primi articoli, quando incontri il tuo cliente per la prima volta devi lasciarlo parlare, perché è giusto che tu capisca il suo punto di vista, la sua visione dell’evento e anche perché in quel momento al cliente non importa quello che pensi tu  ma vuole solo condividere con te le sue idee.
Dopo averlo ascoltato, puoi iniziare con alcune semplici domande per definire e specificare alcuni punti.
Le prime domande per avere una visione generale dell’evento potrebbero essere:

1. ha già scelto la data del suo evento? Il numero degli invitati?
2. Vuole dare un tema particolare alla serata?
3. Aveva già in mente una location precisa?
4. Vuole degli artisti per l’intrattenimento della serata?
5. Aveva già pensato qualcosa per il catering?

Queste sono le domande con cui si può avere un quadro di insieme…
Ma non ti adagiare sugli allori, perché se pensi di cavarvela solo con queste 5 semplici domande ti sbagli.
Per farti capire quello che voglio dire, ho deciso di raccontarti una mia esperienza diretta e le conclusioni che ne ho tratto.

Sono stata contattata da un cliente per una festa. Essendo Carnevale, il cliente aveva pensato di intrattenere i suoi ospiti con musica e danza. La richiesta specifica è stata di una band di musicisti brasiliani e ballerine di samba. E fin qui non c’è stato nessun problema. Dopo avere chiarito che gli ospiti avrebbero ascoltato musica del Carnevale di Rio con alcuni interventi di ballerine brasiliane mi sono messa all’opera.
La sera dell’evento quando la band aveva iniziato da una mezz’ora a suonare il proprio repertorio, il cliente mi raggiunge e sottolinea che nessuno dei suoi ospiti stava ballando e non si stava divertendo perché non era il genere di musica che aveva richiesto. Dopo avergli fatto notare che la richiesta era stata di una band brasiliana che doveva suonare musica del carnevale di Rio, il cliente mi ha risposto che AVEVA DATO PER SCONTATO che i musicisti avessero nel loro repertorio la musica tipica del Capodanno italiano.
Dopo avergli spiegato che quel tipo di musica non rientra nel repertorio di una band brasiliana se non espressamente richiesto, ho cmq trovato una soluzione facendo suonare della musica che si potesse avvicinare il più possibile a quel genere.

Che cosa ho imparato da questa esperienza?
1. Se avessi fatto una domanda in più, sarei riuscita a carpire che la band che il cliente voleva era in realtà una band italiana comune che avesse nel suo repertorio varie tipologia di musica.
2. Che il cliente da molte informazioni per scontate ma che un event planner non deve dare mai per scontato niente e
3. Che avere una buona capacità di problem solving vi salva la vita.