L’organizzazione di un matrimonio richiede grande cura nei dettagli, ma non è solo questo il requisito fondamentale affinché un matrimonio sia perfetto in ogni aspetto.

Qual è il requisito fondamentale affinché un matrimonio sia perfetto e resti nei cuori degli ospiti?

Tutto parte dall’organizzazione e precisamente nel momento in cui gli sposi scelgono i loro fornitori per l’evento. La scelta dei fornitori può sembrare un gesto semplice e quasi scontato ma non è così ci sono dei requisiti e degli standard lavorativi che bisogna avere per poter creare un buon matrimonio.

La prima cosa da fare è quella di rivolgersi a una wedding planner, la quale saprà come gestire l’evento senza imprevisti.

La figura della wedding planner è fondamentale in quanto sarà lei a coordinare i fornitori e seguire tutto l’evento dalla creazione alla realizzazione, mediando il rapporto cliente/ fornitore cerando cosi una serenità lavorativa che porterà al successo dell’evento.

Quali sono i requisiti di cui deve essere in possesso un buon fornitore?

Educazione, rispetto, precisione nello sviluppo e nella consegna del progetto precedentemente pianificato con gli sposi e con la supervisione della wedding planner.

Dalla scelta di quali fornitori bisogna partire per organizzare un matrimonio favoloso e senza imprevisti?

Come prima cosa si parte dalla scelta della location, in questo caso è possibile gestire la situazione in base a due tipologie di proposte, ovvero possono essere gli sposi a proporre delle location da voler visitare o sarà la wedding planner in base a un primo colloquio a proporre delle location da visitare con gli sposi. In entrambi i casi ci sono dei parametri da conoscere per escludere a priori delle location e valutarne altre come ad esempio:

• La location dispone di spazi sia interni che esterni capaci di ospitare il numero di ospiti che si desidera invitare?
• Dispone di un servizio di ristorazione interno o si affida a dei catering esterni, se sì quali sono i catering esterni e che tipologia di cucina viene proposta agli sposi e agli invitati? Terranno conto delle allergie e intolleranze degli invitati?
• Se la scelta dovesse ricadere su un catering esterno lavorerebbe in esclusiva oppure gestirà in contemporanea anche altri eventi?
• La location dispone di un piano B in caso di mal tempo?
• La location è dotata di spazi che possano dividere il ricevimento in più angoli di ristoro e svago? (Come ad esempio angolo aperitivo, cena, dopo cena, e zona bimbi).
• Dispone di un impianto elettrico adeguato a poter aggiungere nell’area esterna altre illuminazioni?
• È possibile leggere delle recensioni di altri sposi sul catering/location in modo da valutare la soddisfazione del cliente?
• La mise en place e la decorazione dei tavoli e degli angoli ristoro e svago sono incluse nel prezzo oppure bisogna rivolgersi a dei fornitori esterni?
• I fornitori che scelgo per il mio matrimonio possono lavorare con la vostra struttura oppure bisogna rivolgersi solo ai vostri fornitori per ogni singolo allestimento?
• La prova menù è possibile effettuarla prima della conferma della location? Ha un costo?

Queste sono le domande giuste da porre alla location sia che ci sia una wedding planner con voi, sia che siate da soli alla ricerca del posto ideale in cui celebrare il vostro ricevimento.

La seconda fase dopo la scelta della location ricade sugli addobbi floreali su quale fioraio scegliere.

In questo caso i punti essenziali per la scelta del fornitore sono:

• aiuto e sostegno nella scelta della tematica dell’evento, che potrà essere effettuata sempre con la wedding planner.
• Coesione tra i vari elementi scelti, i fiori e gli addobbi casa, chiesa e location vengono scelti seguendo un fil rouge che si collega alla scelta del vestito da sposa e al mood dell’evento partendo dall’allestimento alla mise en place passando per il tableau e gli altri accessori, tutto deve seguire una certa logica di colori e di sfumature.
• Il fioraio dovrà essere bravo a consigliare dei fiori che siano adatti al clima, alla stagione, agli ambienti e ai colori scelti per l’evento e quindi presentare un progetto che sia all’altezza della richiesta degli sposi.

Un altro step fondamentale è la scelta delle partecipazioni di nozze che dovranno essere coerenti con lo stile degli sposi, oppure si potrà osare un po’. La fiducia che si instaurerà con questo fornitore porterà in voi e verso i vostri futuri ospiti un buon biglietto da visita dell’evento.

Una scelta delicata è la confermadel DJ, della band o di più gruppi musicali. In questo caso bisogna valutare l’esperienza, che tipologia di eventi svolgono e che repertorio propongono, accompagnato anche dalle modalità di intrattenimento e dalle ore di servizio. Ma una cosa che non bisogna mai sottovalutare è la capacità di intrattenere i vostri invitati. Le domande che bisognaporre sono:

• Il vostro modo di lavorare si basa maggiormente su musica live o solo DJ ?
• Che tipologia di intrattenimento si prevede?
• Che tipo di strumentazione avete ?

Sono aspetti da valutare bene immaginando l’evento e i vostri ospiti tutti insieme.

La parte che richiede tempo e calma nella scelta del fornitore più adatto è quella dell’area foto e video. Qui sono in gioco i ricordi del vostro momento più bello e non possono essere messi in discussione da un fotografo che non sia professionale ; quindi, bisogna valutare recensioni e lavori pregressi. Le domande da porre sono:

• Quale stile fotografico hai?
• È possibile visualizzare delle recensioni sui tuoi lavori?
• Che tipologia di attrezzatura hai?
• Che tempistiche ci sono sul lavoro di post-produzione?

La scelta della macchina degli sposi è anche fondamentale in quanto è importante incontrare e scegliere un fornitore che possa esaudire i vostri sogni e per gli sposi più audaci aiutarli ad osare con un’auto di lusso.

Le accortezze che dovranno invece avere gli sposi o la wedding planner sono i seguenti:

• comunicazione semplice ed efficace con i fornitori
• soluzioni pratiche e realizzabili in base al proprio budget
• non affidarsi a foto web ma richiedere con educazione delle foto reali dei lavori svolti
• chiedere il prezzo definitivo per evitare sovrapprezzi o maggiorazioni di IVA

Ciò che non bisogna mai dimenticare è che una buona wedding planner ha già lei dei fornitori con cui collabora che hanno la stessa visione di evento e fanno vivere agli sposi e agli ospiti una vera esperienza sia sensoriale che emozionale. Inoltre, una professionista del settore chiederà sempre informazioni, foto, video, capendo anche come lavorano con il loro team aziendale e che policy di gestione interna utilizzano.

Il matrimonio è uno dei giorni più importanti nella vita di una coppia e per questo bisogna offrire sempre il massimo del servizio e della propria professionalità facendo vivere loro un momento di pura magia e spensieratezza.

 

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Ciao e alla prossima

Benedetta

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